L’assemblée générale (AG) est un moment crucial dans la vie d’une association. Elle permet aux membres de prendre des décisions collectives sur des sujets importants : élection du bureau, approbation des comptes, modification des statuts, projets à venir, etc. Une obligation légale pour de nombreuses associations et un événement d’importance pour fédérer vos membres. Pour garantir la transparence et la légitimité des décisions, l’organisation d’un vote conforme aux statuts est essentielle.

1. Préparer l’assemblée générale

Avant de voter, il faut convoquer l’assemblée selon les règles fixées par les statuts de l’association :

• Envoi des convocations dans les délais (souvent 15 jours avant)
• Ordre du jour précisé (approbation des comptes, affectation du résultat, élection de membres du conseil …)
• Documents à fournir : bilans, convocation, propositions de résolution

Une bonne communication en amont augmente la participation et limite les contestations. Octolo vous propose des modèles de documents.

2. Choisir le bon mode de vote

Selon la nature des décisions à prendre, plusieurs modes de vote sont possibles :

• Vote à main levée : rapide mais peu confidentiel
• Vote à bulletin secret : plus long, mais adapté aux sujets sensibles (élections, révocations…)
• Vote électronique : pratique pour les AG à distance ou hybrides. 
• Des solutions numériques comme celles proposées par Octolo.tech permettent un déroulement sécurisé et conforme aux obligations légales

3. Vérifier les conditions de validité

Pour que le vote soit valide :

• Le quorum doit être atteint (présence d’un nombre minimum de membres) Il est plus facilement atteint lorsque les associations utilisent un outil en ligne pour récupérer les réponses et votes.
• Les membres doivent être à jour de leur cotisation
• La majorité doit être atteinte pour approuver le point soumis au vote
• Assurez-vous de respecter la plage horaire de votes. Vous pouvez mettre en place du vote en amont de la réunion ou uniquement pendant la réunion.
• Les résultats doivent être consignés dans un procès-verbal

En cas de doute, mieux vaut consulter un juriste spécialisé en droit associatif.

4. Assurer la traçabilité et l’archivage

L’enregistrement des votes et la conservation des procès-verbaux sont importants pour la transparence et la gestion administrative. Une solution numérique comme celle d’Octolo.tech peut automatiser l’émargement, l’archivage et le suivi des votes, sécurisant ainsi vos données et vous faisant gagner du temps.

Conclusion

Organiser un vote en assemblée générale demande rigueur, anticipation et conformité avec les statuts. Grâce aux outils numériques et à une bonne préparation, les associations peuvent prendre des décisions efficaces et incontestables. Pour en savoir plus sur l’organisation d’AG digitales ou hybrides, découvrez nos solutions sur Octolo.tech.