Pourquoi et comment digitaliser son secrétariat juridique ?

Avant la crise sanitaire, la digitalisation des directions juridiques était déjà une tendance forte du secteur. Avec la pandémie, cette tendance a explosé. En effet, les circonstances ont largement prouvé l’utilité des outils numériques permettant de faire passer la direction juridique à l’air du digital. Il est désormais possible de dresser un premier bilan de ces outils. En 2022, comment dématérialiser la direction juridique corporate, quelles fonctionnalités favoriser et pourquoi ? 

Dans cet article, nous passons en revue avec vous 5 raisons essentielles poussant à digitaliser la direction juridique et plus spécifiquement le secrétariat juridique de l’entreprise. C’est aussi l’occasion d’avoir un aperçu de diverses fonctionnalités permettant cette dématérialisation.

1.Gagner du temps et organiser la gestion courante

Dématérialiser son secrétariat juridique simplifie le travail du juriste et permet de gagner du temps grâce à deux fonctionnalités principales :

• L’automatisation : en passant par un outil de dématérialisation du secrétariat juridique, vous vous ouvrez le possibilité d’automatiser de nombreuses taches chronophages et sans valeur ajoutée.
  • Vous pourrez par exemple automatiser vos documents telles que les convocations. Cette automatisation peut aller de l’automatisation d’un modèle de document, jusqu’à l’automatisation d’un groupe de documents ce qui permet d’éviter de ressaisir plusieurs fois les mêmes informations. (Par exemple sur Octolo.tech, l’ordre du jour dans la convocation provient du texte des résolutions et est repris dans le formulaire de vote par correspondance).
  • Vous pouvez aussi automatiser des processus tels que l’envoi des convocations, l’envoi de relances et rappels, le calcul du quorum et de la majorité.

• La Dataroom : L’usage d’une dataroom permet de donner accès à des documents simplement et de gérer d’un coup d’oeil les droits (écriture, lecture) sur ces documents. Il est désormais inutile de perdre du temps à envoyer ces documents par mail ou au format papier, ce qui est par ailleurs peu sécurisé. Par ailleurs, il est particulièrement pertinent de coupler l’usage d’une dataroom avec un outil de signature électronique.

Note : lorsque vous choisissez un outil de dataroom, le premier critère est de vérifier le lieu de stockage des données afin d’assurer la sécurité de vos données. Par exemple, les données de la dataroom d’Octolo sont stockées en France.

2.Eviter les erreurs et anticiper les risques

En dématérialisant et en automatisant votre secrétariat juridique, vous diminuez le risque d’erreurs humaines.

• Exemple 1 : le fait d’automatiser un groupe de documents, va vous permettre d’automatiquement appliquer un changement dans un document, à tous les autres documents liés.

• Exemple 2 : certaines plateformes permettent de mettre en place des rappels. Par exemple pour un suivi des mandats ou pour l’envoi de convocation ou de relances. Sécurisez vos deadlines !

• Exemple 3 : les registres d’actionnaires lorsqu’ils sont reliés à un module de réunions, permettent de convoquer vos actionnaires actifs à la date de l’AG. Ils permettent aussi de vérifier automatiquement la somme des actions existantes afin de détecter d’éventuelles erreurs. Enfin un simulateur d’augmentation de capital permet de calculer automatiquement la dilution capitalistique en cas d’augmentation de capital ou d’exercices de certains titres financiers.

3. Fluidifier les échanges

La vie du juriste est peuplée de mails. Dans le cadre du secrétariat général, il devra ainsi transmettre des documents et informations à son équipe ou à un autre département, à son cabinet d’avocat, à son cabinet d’expert-comptable et bien sûr aux dirigeants, actionnaires et membres des conseils et comités.

Un outil de dématérialisation et d’automatisation du secrétariat juridique doit prendre en compte cette part importante de la mission du juriste et l’optimiser. 

• Dans un premier temps, une dataroom incorporant un outil de partage permettra de limiter les mails liés aux partages de document tout en fluidifiant les échanges.

• Dans un second temps, un outil de gestion de réunions doit permettre de travailler de manière collaborative, de simplement gérer un carnet d’adresses et convoquer et envoyer automatiquement des rappels en effectuant un tri parmi les personnes déjà convoquées ou ayant déjà répondu. 

• Enfin, un outil de visioconférence intégré et de gestion des votes et procurations permettra de réunir sur une seule interface l’ensemble des données et échanges entre la société et les actionnaires et membres des conseils et comités.

4. S’adapter aux nouveaux modes de travail et de réunions

La fluidification des échanges et l’optimisation de l’organisation n’est efficace qu’en prenant en compte les nouveaux modes de travail et de réunions. La crise sanitaire a accéléré l’émergence de nouveaux modes de travail et en particulier le travail à distance. Alors que ces nouveaux modes de travail se pérennisent, il est désormais nécessaire de se poser la question de la sécurisation des données et de l’optimisation de ces méthodes de travail. 

• Premier point essentiel : pour pouvoir travailler à distance ou en hybride il faut pouvoir accéder facilement aux données et documents. Il faut donc passer par une dataroom bien construite couplée avec un outil de gestion des droits. 
• Second point : si l’on utilise un outil d’automatisation de documents ou de création de réunions, il est nécessaire de pouvoir mettre en place un travail d’équipe, éventuellement faire compléter un point ou relire un document. Un bon outil doit donc permettre la mise en place de brouillons et d’étape de relectures afin de travailler de manière collaborative. 
• Troisième point : dans le cadre du télétravail et afin de faire face à la dispersion géographique des différents acteurs concernés, un outil complet de travail doit proposer un module de visioconférence intégré qui permette de prévoir des réunions ou d’en organiser à la volée lorsque le besoin se fait sentir. Chez Octolo, nous avons même prévu la mise en place d’une « Machine à café », une salle virtuelle ou discuter en visioconférence facilement en équipe. 

5. Passer au format zéro papier.

Afin de prendre en compte les enjeux actuels essentiels tels que le réchauffement climatique, le travail à distance, la RSE, le partage de l’information, la transparence, … toutes les entreprises cherchent à diminuer l’utilisation du papier. Quel que soit la justification, cette dématérialisation ne peut qu’être positive puisqu’elle ouvre le champs à de nombreuses possibilités telles que la fluidité  des échanges, la flexibilité, le partage immédiat d’information, l’automatisation de taches, la mise en place de la signature électronique.

Dans le cadre du secrétariat juridique corporate, l’un des posts demandeurs en papier est l’envoi des convocations. Cette tâche est aujourd’hui dématérialisable et automatisable en passant soit par l’envoi de mails, soit par l’usage de lettres recommandées électroniques telles que mise en place par AR24 (solution La Poste) et utilisée par Octolo. Afin de prendre en compte tous les usages, Octolo propose un éventail de solutions afin d’envoyer vos convocations en prenant en compte les préférences de vos destinataires. 

Et vous, qu’attendez-vous pour passer à la dématérialisation ?