L’assemblée générale au temps du coronavirus

^{article initialement publié en avril 2020}

Alors que la saison des Assemblées générales bât son plein, les possibilités de réunion sont extrêmement limitées. C’est pourquoi le gouvernement a pris plusieurs ordonnances afin de faciliter et rendre plus flexible la législation sur la tenue des assemblées générales à distance ou par correspondance. 

L’ordonnance du 25 mars 2020 et le décret du 10 avril 2020 qui vient le préciser, offrent deux options aux sociétés : 

1. Reporter la tenue de l’assemblée générale, les délais pour tenir les assemblées générales ayant été prorogés.

Le délai pour tenir l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes est ainsi prorogé de six mois.

• Exemple : une société qui a arrêté ses comptes le 31 décembre 2019, doit en temps normal réunir ses associés dans les six mois, soit avant le 30 juin 2020 ; elle dispose dorénavant de 3 mois supplémentaires soit jusqu’au 30 septembre 2020 pour réunir son AG.

MISE A JOUR : cette mesure n’a pas fait l’objet d’un prolongement en 2021. Ce sont donc désormais les délais légaux habituels d’approbation des comptes qui s’appliquent.

2. Tenir les assemblées générales hors présence de leurs actionnaires

MESURES : Deux principales mesures ont été prises :

• Autorisation des assemblées générales à huis clos
• Extension et assouplissement de recours à l’électronique

PRINCIPE : Les sociétés peuvent tenir leurs AG hors présence de leurs associés, à huis clos, en toute légalité y compris si leurs statuts ne le prévoient pas ou même l’interdisent. Cette possibilité de tenir l’assemblée générale à huis clos demeure possible même si les mesures de confinement ont pris fin, mais étaient en vigueur au moment de la convocation. 

Les sociétés peuvent aussi avoirs recours de manière étendue et assouplie, à la conférence téléphonique ou audiovisuelle (article 5 de l’Ordonnance), à la consultation écrite (article 6 de l’Ordonnance), au vote par correspondance (article 6-1 de l’Ordonnance) et au vote électronique (article 5 du Décret, pour certains groupements uniquement)

MODALITÉS : L’AG se tiendra alors selon les modalités prévues par l’organe convoquant les actionnaires ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe. Les différentes modalités sont les suivantes : 

• pouvoirs à un mandataire ou au président
• votes à distance 
• votes en direct par moyen de visioconférence ou conférence téléphonique. Dans ce dernier cas, les voix au moins doivent être retransmises, les participants identifiables et la retransmission des délibérations continue et simultanée. 

INFORMATION : Les membres de l’assemblée doivent être avertis par tous moyens au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée générale, des conditions mises en place pour exercer leurs droits.

QUORUM : Lorsque le vote par correspondance électronique n’est pas prévu par les statuts de la société, pour le calcul du quorum, sont réputés présents à l’AG, tous les associés qui y participent par le biais d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle même si les statuts ne le prévoient pas ou s’y opposent. 

CONSULTATION ECRITE : Par ailleurs, l’ordonnance assouplit le recours à la consultation écrite pour les assemblées lorsque ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi ou en tous cas n’est pas interdit par la loi, en le rendant possible pour toute décision d’assemblée sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

DURÉE : L’ensemble de ces dispositions s’applique aux assemblées tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

MISE A JOUR : Ces mesures ont été prorogées par l’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 à l’effet, notamment, de renforcer les droits des membres des assemblées lorsque ces dernières ont lieu à huis clos et de faciliter l’adoption à distance des décisions relevant de la compétence des assemblées ; ainsi que par le décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020. L’Ordonnance et le Décret sont applicables jusqu’au 30 septembre 2021, par suite de leur prorogation par la loi n° 2021-689 du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire et le décret n° 2021-987 du 28 juillet 2021.

Octolo.tech vous accompagne durant cette période. 

Chefs d’entreprise, avocats, experts comptables, notre site a été mis à jour afin de vous permettre d’organiser vos Assemblées Générales à distance en toute légalité. 

—> Création simplifiée de toute la documentation / Convocations électroniques avec suivi / Visioconférence / Vote en ligne / Procuration en ligne / Signature électronique / Plusieurs niveaux d’accès.

—> SIMPLE – AUTOMATIQUE – SECURISE